Cara Jitu Mencari File pada Windows

Pernahkah kita merasakan kesulitan dalam menemukan file yang pernah kita ciptakan? Kalau jawabannya pernah, apa yang anda lakukan? kita ciptakan lagi kah file tersebut? Anda harus mulai memikirkan suatu cara agar anda mudah menemukannya.

Solusinya adalah dengan mengorganisasi file-file kita. Pengorganisasian suatu file adalah kegiatan pengelompokan suatu file berdasarkan kesamaan ciri kelompok, misalnya kelompok file yang isinya dokumentasi, report, data dsb. Jika di dalam windows kelompok itu bisa diwujudkan dalam bentuk folder-folder.

Saya ambil contoh dalam suatu perusahaan kita bisa mengkelompokan menurut departemen dan level organisasi misalnya: Accounting Departement - Manager, Supervisor, Officer kemudian dalam level organisasi tersebut kita kelompokan dalam kelompok besar file misalnya: data, document files, dokumentasi, report.

mari kita soroti kelompok besar filenya berdasarkan keperluannya, yaitu:

1. Data berisi informasi-informasi mentah yang bisa digunakan untuk  
    pengolahan berikutnya.

2. Document file berisi File document yang berkaitan dengan pekerjaan kita.

3. Dokumentasi berisi File-File gambar, suara atau video yang berkaitan
    dengan dengan pekerjaan kita.

4. Report berisi report-report manajemen untuk atasan atau divisi lainnya.


Pemberian nama file juga adalah faktor mudahnya pencarian cepat suatu file, siasati yaitu:
1. Beri nama file yang mudah diingat dan menggambarkan isi dari file
    tersebut.
2. Jika file adalah suatu revisi beri revisi ke berapa atau ditunjukan dengan
     tanggal.
3. Jangan menggunakan karakter simbolik.


Berikut contoh nama file:
Susah diingat :
LpRL2k10.xls
Tutsetblger.pdf


Mudah diingat:
Lap-RugiLaba2010.xls
Tutorial Setting Blogger.pdf


Pengorganisasian File memudahkan dalam melakukan sekuriti terhadap file dengan memberikan privilage (hak) akses terhadap folder atau file. Saya berikan ilustrasi sebagai berikut:
Folder Accounting hanya bisa di akses oleh orang-orang divisi accounting  kemudian Level manager bisa akses di folder manager, supervisor dan officer tetapi tidak dengan sebaliknya yaitu officer tidak bisa akses folder supervisor dan manager dan supervisor bisa akses officer dan tidak bisa akses manager.


contoh skema illustrasi:


Accounting   ------------Manager-------------------------Data
                      |                                     |
                      |                                     ---------Document Files
                      |                                     |
                      |                                     ---------Dokumentasi
                      |                                     |
                      |                                     ---------Report
                      |
                    -----------Supervisor-----------------------Data
                      |                                     |
                      |                                     ---------Document Files
                      |                                     |
                      |                                     ---------Dokumentasi
                      |                                     |
                      |                                     ---------Report
                      |
                    -----------Officer----------------------------Data
                                                           |
                                                           ---------Document Files
                                                           |
                                                           ---------Dokumentasi
                                                           |
                                                           ---------Report